云南會議策劃公司分享選擇年會場地的6個要素

企業(yè)年會是每年必不可少的年末重頭戲。不管是公司大小，都需要根據(jù)自身的年會主題挑選一個可以舉辦年會的場地。而針對各種公司來說，年會不像平時的內(nèi)部會議可以在自己的辦公地點(diǎn)解決，年會需要尋找到一個較佳的場地。那么在年會場地的選擇中您需要注意哪幾個方面呢？下面，云南會議策劃公司與您分享選擇年會場地的6個要素！


  一、年會場地收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)
  1、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：會場收費(fèi)和其他宴會收費(fèi)方式不相同，有的是以天計算收費(fèi)，有的則以每人每天24h計價。
  2、收費(fèi)范圍：包間、用餐、會議室、健身房、茶坊、住宿等等。
  3、優(yōu)惠：是否有優(yōu)惠，優(yōu)惠比例，團(tuán)購費(fèi)等。
  4、其他費(fèi)用：隱形消費(fèi)、預(yù)付款、停車費(fèi)等等。


  二、年會場地會場地點(diǎn)
  1、會場位于市中心：地理位置是否容易辨認(rèn)，交通工具多少？與會人員能否輕松方便地到達(dá)會場；
  2、會場位于郊外：是否有的大巴接送員工、是否有住宿場所、安全與否、交通是否便利、距離市中心的時間；
  3、會場位于其他城市：酒店住宿、往返車票、航線等等。


  三、年會場地會議室大小
  1、會場座席數(shù)目是否合適；
  2、會議室的大小能否給與會人員提供舒適的參會環(huán)境；
  3、各會議室布局是否合理，能否讓參會人員都能毫不費(fèi)力地看到講話人員；
  4、會場設(shè)置能否讓與會人員輕松方便地在會場里自由移動。



云南會議策劃公司分享選擇年會場地的6個要素


  四、年會場地會場設(shè)備
  1、禮堂、大小會議室；
  2、通風(fēng)效果，是否安裝空調(diào)；
  3、投影儀、電子書寫板、文具等、無線網(wǎng)絡(luò)接口、復(fù)印和傳真機(jī)、電腦；
  4、住宿、停車位、餐廳、酒吧、健身房、游泳池等。


  五、年會場地時間，地點(diǎn)
  年會的時間、年會的地點(diǎn)、年會的規(guī)模是年會的基本要求也是云南年會場地租賃的基本要求。只有滿足了基本要求之后才能根據(jù)這些基本的要求框架去大概范圍的尋找可以滿足年會要求的年會場地。


  六、年會場地租賃的附屬要求
  在確認(rèn)了大致可滿足年會要求的會場資源后，就要開始篩選了。那么年會的附屬要求都有哪些呢？云南年會場地的尺寸、擺臺、形狀、層高、音響系統(tǒng)等等最終確認(rèn)了您的會場需求的條件。在您可選擇的大致范圍內(nèi)應(yīng)該又有很多不符合條件的場地資源被PASS掉了。


  在最終確定好云南年會場地后是不是要簽合同了，簽合同也是一門學(xué)問哦。一定要明晰所有之前確認(rèn)的項目以及價格，白紙黑字寫明。將結(jié)算帳號、結(jié)算方式和結(jié)算幣種也要寫清。包括酒店承諾給予的服務(wù)和年會場地免費(fèi)配套的設(shè)施都有什么。當(dāng)然大型的年會建議注明某一層面的場地方負(fù)責(zé)人是誰，以免年會進(jìn)行時出現(xiàn)問題找不到負(fù)責(zé)的人。